Anslagstavla i trapphuset: det BRF:en ska sätta upp

Två saker ska enligt lag sitta på anslagstavlan i trapphuset i ett flerbostadshus som en bostadsrättsförening äger: intyget från den senaste obligatoriska ventilationskontrollen (OVK) och energideklarationen. Det följer av plan- och byggförordningen och lagen om energideklaration för byggnader. Allt annat på tavlan, som kallelser, kontaktuppgifter och felanmälan, bestämmer stadgarna och styrelsen. Dokument som bara styrelsen och andra behöriga ska se hör hemma i föreningens pärm, och den kan ligga bakom en QR-kod i porten.

Artikeln är skriven för styrelser i bostadsrättsföreningar och för förvaltare. Den går igenom vad lagen kräver på tavlan, vad som brukar sitta där av praktiska skäl, vad som hör hemma i pärmen och hur en QR-kod i porten kan hålla ihop det.

Det som ska sitta på anslagstavlan enligt lag

OVK-intyget

Enligt plan- och byggförordningen (2011:338), 5 kap. 1 §, ska byggnadens ägare se till att ventilationssystemet besiktas innan det tas i bruk och därefter regelbundet. I en bostadsrättsförening är föreningen ägaren. Den som besiktar ska enligt 5 kap. 5 § lämna protokollet till ägaren och utfärda ett intyg med datum för besiktningen, resultatet av kontrollen och datum för nästa besiktning. Enligt 5 kap. 6 § ska ägaren anslå intyget på en väl synlig plats i byggnaden.

Hur ofta besiktningen görs står i Boverkets föreskrifter om funktionskontroll av ventilationssystem (BFS 2011:16, konsoliderad), 3 §: vart tredje år för flerbostadshus med FT- eller FTX-ventilation (fläktstyrd från- och tilluft, med eller utan värmeåtervinning) och vart sjätte år för flerbostadshus med F-, FX- eller S-ventilation (frånluft, frånluft med värmeåtervinning eller självdrag).

Energideklarationen

En byggnad där lägenheter upplåts med bostadsrätt räknas som upplåten med nyttjanderätt. Enligt 5 § i lagen (2006:985) om energideklaration för byggnader ska ägaren då se till att det alltid finns en energideklaration, och enligt 13 § ska den visas på en väl synlig plats i byggnaden. Boverket skriver att det är bostadsrättsföreningen som ansvarar, eftersom föreningen äger byggnaden, att en sammanfattning av deklarationen ska sättas upp och att entrén ofta är en naturlig plats. En energideklaration gäller i tio år.

När en bostadsrätt säljs ansvarar föreningen för att det finns en gällande deklaration. Säljaren ansvarar för att energiklassen står i annonsen och att deklarationen visas för spekulanten och lämnas över till köparen.

Det som brukar sitta uppe av praktiska skäl

Resten av tavlan styrs inte av någon lag om anslag, men flera uppgifter hänger ihop med lagkrav eller med stadgarna.

• Kallelse till föreningsstämma. För bostadsrättsföreningar gäller reglerna om föreningsstämma i 6 kap. lagen (2018:672) om ekonomiska föreningar, med de undantag som står i bostadsrättslagens 9 kap. 14 §. Medlemmarna ska kallas på det sätt som stadgarna anger (6 kap. 21 §), och kallelsen till en ordinarie stämma ska utfärdas tidigast sex veckor och senast fyra veckor före stämman (6 kap. 17 §). Stadgarna får korta den senare gränsen till två veckor. Om stadgarna anger anslag i trapphuset ska kallelsen alltså sitta där.
• Kontaktuppgifter till styrelsen och förvaltaren, och hur man gör en felanmälan.
• Brandskydd. Enligt 2 kap. 2 § lagen (2003:778) om skydd mot olyckor ska ägare och nyttjanderättshavare i skälig omfattning hålla utrustning för släckning och livräddning och vidta de åtgärder som behövs för att förebygga brand. Lagen säger inte att något ska anslås, men en kort instruktion om hur man gör vid brand är ett vanligt sätt att nå de boende.
• Tider och rutiner: tvättstuga, sophämtning, städdagar och planerade arbeten i huset.

På tavlan	Krav	Källa
OVK-intyg	Ska anslås på väl synlig plats i byggnaden	PBF 5 kap. 6 §
Energideklaration	Ska visas på väl synlig plats i byggnaden	Lag (2006:985) 13 §
Kallelse till stämma	På det sätt stadgarna anger, inom lagens tidsgränser	Lag (2018:672) 6 kap. 17 och 21 §§
Brandinformation	Inget anslagskrav; ägaren ska förebygga brand	Lag (2003:778) 2 kap. 2 §
Kontakt och felanmälan	Inget lagkrav	Styrelsens beslut

Det som hör hemma i föreningens pärm

Mycket av det en styrelse behöver ska inte sitta på en tavla som alla i trapphuset ser: protokoll, avtal, årsredovisningar, underhållsplan, ritningar och de fullständiga besiktningsprotokollen. OVK-intyget sitter på väggen, men protokollet med mätvärden och anmärkningar ligger hos föreningen.

Har huset hiss ska den besiktas med de intervall Boverket föreskriver, mellan sex månader och sex år (PBF 5 kap. 8 §). Hissen får inte användas om den som ansvarar för den inte kan visa ett protokoll som visar att den uppfyller kraven (5 kap. 14 §), och den får inte användas om en föreskriven besiktning inte har gjorts i tid (5 kap. 13 §). Protokollen behöver alltså gå att hitta.

Problemet med en pärm på papper eller en mapp hos en styrelseledamot är att den byter ägare vid varje styrelsebyte. Frågor som när den senaste OVK:n gjordes, vem som tecknar firman eller var stammarna går ska kunna besvaras även när styrelsen är ny.

QR-kod i porten: tavlan och pärmen på samma ställe

En QR-kod i porten är en webbadress som hör till huset. Den som skannar den med mobilkameran kommer till föreningens sida, utan app. På sidan kan det som ska vara öppet för alla ligga, som kontakt och felanmälan, och det som bara behöriga ska se ligger bakom en inloggning.

Blippa BRF är byggt för det. Föreningen får QR-klistermärken till fastigheten och sätter upp ett eller flera, till exempel i dörrkarmen. Märket aktiveras när det skannas första gången. Styrelsen laddar upp protokoll, avtal, besiktningar och ritningar och bjuder in de som ska ha åtkomst. De loggar in med BankID. Sidan har samma avsnitt i varje förening: info, kalender, föreningen, ekonomi, inspektioner och mätningar, el och värme, underhåll samt foton och ritningar. Varje förening får sin egen logga, en bild av huset och egna färger. Dokumenten hör till fastigheten och följer med när styrelsen byts.

Två saker ändras inte av en QR-kod. Lagen säger att OVK-intyget ska anslås och att energideklarationen ska visas på en väl synlig plats i byggnaden, så papperet sitter kvar på väggen. Och vill föreningen skicka kallelser och annan information elektroniskt gäller villkoren i 1 kap. 16 § lagen om ekonomiska föreningar: stämman ska ha beslutat om det, föreningen ska ha tillförlitliga rutiner för att identifiera mottagaren och mottagaren ska ha samtyckt.

Fler exempel på sidor bakom en QR-kod finns bland Blippas mikrosajter och i filmerna om mikrosajter i användning, där föreningens pärm är en av dem. Vad en sida kan göra, till exempel formulär, bokning och inloggning, står under funktioner. Hur man skannar en etikett med en iPhone står i hjälpguiden.

Checklista för styrelsen

1. Kontrollera att OVK-intyget från den senaste besiktningen sitter uppe och att datumet för nästa besiktning inte har passerat.
2. Kontrollera att energideklarationen är högst tio år gammal och att en sammanfattning sitter i entrén.
3. Läs i stadgarna hur kallelse till stämma ska ske, och sätt upp den inom tidsgränserna om anslag är ett av sätten.
4. Sätt upp kontaktuppgifter till styrelsen och förvaltaren och en rad om hur man gör en felanmälan.
5. Samla protokoll, avtal, besiktningsprotokoll och ritningar på ett ställe som inte följer med en enskild ledamot.
6. Bestäm vem som ska ha åtkomst till vad, och vem som tar bort åtkomsten när någon lämnar styrelsen.
7. Sätt en QR-kod i varje port och skanna den med några olika telefoner innan den sätts upp.

Samma princip som i ett digitalt produktpass

En QR-kod som hör till ett hus i stället för till en person är samma princip som i EU:s digitala produktpass enligt ekodesignförordningen (EU) 2024/1781: en fast adress per sak, där informationen följer saken. Produktpass krävs för produktgrupper som EU-lagstiftningen pekar ut, och Blippa bygger dem i DPP Agent (dppagent.com). Vad ett produktpass är och hur adressen fungerar går DPP Academy igenom.